Comment gérer les tâches administratives de la famille ?

Pour toi aussi, gérer les tâches administratives de la famille, c’est une vraie souffrance ? Tu trouves peut-être que c’est une tâche fastidieuse et chronophage ?

Je dirai tu n’as pas tort 😁 et que je suis même complètement d’accord avec toi ! A part les férues de l’organisation, je crois qu’on peut dire qu’on est une grande majorité à détester gérer les tâches administratives. Et détester le temps que ça prend sur nos vies déjà bien occupées !

Mais heureusement, il y a des stratégies que tu vas pouvoir utiliser pour simplifier le processus et minimiser le stress. Et ça c’est une bonne nouvelle 😊 !

1. Planifier des moments dédiés pour gérer les tâches administratives

Le premier conseil que je pourrai te donner est de planifier des moments dédiés aux tâches administratives. Cela peut être sur une journée spécifique de la semaine, à une heure spécifique chaque jour, toutes les deux semaines… Peu importe mais choisis ce qui te convient le mieux.

L’important est de définir un horaire régulier pour traiter les tâches administratives. Cela qui t’aidera à éviter la procrastination et à maintenir une vue d’ensemble sur ce qui doit être fait.

Personnellement, je me programme ça après le repas du mercredi après-midi. J’attaque direct ce que je me suis notée de faire. Par contre, je ne garde plus rien en tête pour éviter de faire exploser ma charge mentale. Je me note les choses à faire pour le mercredi suivant dès qu’elles arrivent.

J’ai arrêté avec la phrase : »il ne faudra pas que j’oublie de…« . Dès que quelque chose survient, je me le note dans mon appli gratuite FamillyWall.

Par contre, au quotidien, j’utilise aussi la règle des deux minutes. C’est la règle qui dit que si cela prend moins de 2 minutes, il faut le faire de suite. Donc si quelque chose survient et que je sais que ça va me prendre moins de 2 minutes à faire et que je suis disponible, je le fais de suite. Ça m’évite d’avoir une liste trop longue.

Et je trouve que ça marche bien aussi pour les tâches administratives, que le ménage ou le rangement !

2. Créer un système de classement de l’administratif

Le deuxième conseil serait de créer un système de classement pour les documents administratifs. Cela peut sembler une montagne à franchir au départ, mais cela peut vraiment te faire gagner du temps et de la frustration à long terme.

Assure-toi d’avoir des dossiers séparés pour chaque membre de la famille, et pour chaque type de document, tels que les factures, les relevés de compte, les contrats, etc. En plus, cela facilitera la recherche de documents spécifiques en cas de besoin.

Et surtout dès qu’un document arrive, tu sais où le ranger (règle des 2 minutes 😉) et il ne traine pas sur un plan de travail pendant 3 semaines à te narguer et à te prendre la tête !

Nous avons investi dans un meuble à tiroirs avec des dossiers suspendus. Il est rangé dans le bureau. Il n’est pas super beau mais au moins il est noir donc assez discret. Et surtout rien ne traine, tout est rangé et tout est caché. On le trie de temps en temps en se séparant des papiers dont nous n’avons plus besoin. Tu as ici la durée officielle de conservation des documents.

N’hésite pas à lire mon article sur les astuces pour ranger la maison rapidement pour t’aider à organiser facilement ton rangement 😊.

3. Utiliser des outils de gestion de tâches

La troisième astuce que j’applique est d’utiliser des outils de gestion de tâches.

Il en existe plusieurs tels que Trello, Asana… mais ma préférée, qui cumule entre autre agenda partagée et listes de tâches, de courses… est FamilyWall dont je t’ai parlé plus haut.

Au quotidien, cette application me facilite vraiment la vie. Elle aide à suivre les tâches à accomplir et surtout à les partager entre chaque membre de ma famille. Cela peut être particulièrement utile pour les tâches récurrentes et m’évite de laisser des posts-its partout dans la maison avec les choses à faire.

Chacun a l’application sur son téléphone portable et chacun peut interagir sur les listes des tâches des autres.

4. Définir des rôles clairs pour gérer les tâches administratives

Comme je te l’expliquais ci-dessus, il me semble important de partager les tâches administratives avec tous les membres de la famille au fur et à mesure que les enfants grandissent.

Tu peux définir des rôles clairs pour chaque membre de la famille. En effet, cela peut être utile pour répartir les tâches administratives. Tout ne doit pas tomber sur tes épaules (encore une fois 😯).

Les enfants peuvent très bien classer certains types de courriers une fois qu’il a été lu si tu leur as appris dans quels dossiers ils vont. Ça permet aussi d’expliquer la fonction de tous ces établissements et de tous les courriers que l’on reçoit : les impôts, les assurances, les banques et de les préparer à leur vie future.

Comment définir les rôles de chacun ?

1. Établir une liste de toutes les tâches administratives : commence par établir une liste de toutes les tâches administratives que la famille doit gérer
2. Déterminer les compétences et les préférences de chacun : par exemple, si quelqu’un est doué pour la gestion des finances, il pourrait être responsable du budget familial et du paiement des factures.
3. Faire tourner les responsabilités : pour éviter la lassitude ou la surcharge de travail pour un seul membre de la famille, fais tourner les responsabilités régulièrement.
4. Établir un système de communication clair : pour que tout fonctionne sans accroc, il est important de communiquer clairement avec les membres de la famille et de leur donner toutes les informations nécessaires. Mets en place un système de communication facile à suivre, comme un groupe WhatsApp, un tableau d’affichage ou un calendrier partagé en ligne (ou les trois comme moi 😋).

En répartissant les tâches administratives et en fonction des compétences et des préférences de chacun, vous pouvez créer un système efficace pour gérer les tâches administratives de votre famille. Il est important de travailler ensemble et de communiquer régulièrement pour garantir que tout soit bien géré.

5. Automatiser certaines tâches administratives

Le plus simple évidemment, pour éviter d’avoir à trop gérer de choses au quotidien, est d’automatiser certaines tâches administratives.

Il existe de nombreux services en ligne pour automatiser le paiement des factures avec le prélèvement, la gestion des abonnements, le refus des relevés papier… etc.

Mets en place des rappels automatique pour les moments importants comme la déclaration d’impôts, le rendez-vous pour le certificat médical pour le sport qui est toujours demandé en septembre par les clubs de sports…

Cela va réduire le temps consacré aux tâches administratives et minimiser les risques d’erreur.

Conclusion

En appliquant ces différentes stratégies, tu vas gérer les tâches administratives de ta famille efficacement tout en minimisant le stress et les erreurs.

N’oublie pas qu’il est important de trouver un système qui fonctionne pour toi et ta famille.

Ce n’est pas forcément le même que moi car nous sommes tous différents dans notre façon de fonctionner.

Cependant j’espère que ces astuces te donneront des idées pour gagner du temps sur les tâches administratives et te permettront de partages les tâches de façon efficace.

Et toi, as-tu quelles sont tes astuces pour la gestion des tâches administratives ? Tu peux les mettre en commentaire ci dessous comme Jessica et Carole 😊.