Celine Lieffroy : astuces organisation d’une secrétaire indépendante

Voici la troisième interview de ma série « Femmes inspirantes qui travaillent depuis leur domicile » 😊! Vu le contexte actuel, le télétravail va sûrement se développer de plus en plus mais toutes ces femmes extraordinaires n’ont pas attendu ces derniers mois pour se lancer. Aujourd’hui c’est le tour de Céline Lieffroy, assistante indépendante depuis 2009, qui depuis quelques années gère également un forum spécialisé pour aider les personnes à se lancer dans le secrétariat indépendant : les télésecrétaires.com. Son aide m’a d’ailleurs été précieuse lorsque je me suis lancée moi-même en indépendante en 2013.

1. Céline Lieffroy, peux-tu me décrire ton métier et combien de temps cela a mis pour arriver à en vivre ?

Je me suis lancée comme assistante-freelance, à Paris, fin 2009. C’était après le dépôt de bilan de ma librairie.

J’ai pu me rémunérer l’équivalent d’un mi-temps au bout de six mois, et d’un SMIC au bout d’à peu près un an. En 2013, nous étions trois à travailler pour cette activité.

Entre temps, je m’étais spécialisée en retranscription audio (de réunions, de colloques et d’entretiens).

J’ai arrêté le secrétariat fin 2017 pour me consacrer à l’accompagnement des personnes qui souhaitent se lancer et développer leur activité comme office manager, assistante ou secrétaire freelance, via le blog Croquefeuille et le Pack installation.

C’est une activité que j’avais commencé en parallèle de la retranscription, en 2013, quand j’ai repris l’administration du forum des secrétaires indépendantes. Il me semble d’ailleurs que c’est à ce moment-là que tu nous as rejointes 😉, Tatiana.  

2. Quand es-tu devenue indépendante et en as-tu bavé pour gérer pro et perso et en baves-tu toujours ou c’est bon maintenant 😋 ?

Les débuts n’ont en effet pas été faciles, puisque j’exerçais à domicile dans un petit appartement parisien, et mon conjoint aussi. Nous nous gênions. Il a fallu apprendre à travailler dans le même espace en respectant les contraintes de l’autre.

En 2013, j’ai déménagé en Bretagne, dans une maison à la campagne. Les problématiques n’étaient plus du tout les mêmes 😋. J’avais de la place, je gérais mon temps comme je l’entendais.

L’inconvénient est que je ne voyais plus personne. Finalement, avec beaucoup de regrets – mais on ne peut pas tout avoir –, je suis revenue m’installer en ville, à Rennes, dans un petit appartement. Je ne suis plus à la maison qu’à mi-temps, le matin. L’après-midi, je travaille dans un bureau que j’ai pris dans un espace de travail partagé en centre-ville. Ça me permet de voir du monde.

3. Comment gères-tu le fait de travailler à la maison ?

C’est comme tout, il y a des avantages et des inconvénients. Il faut voir aussi que nos besoins évoluent dans le temps, nos activités aussi. À l’époque, c’était vraiment chouette de ne plus avoir à prendre les transports en commun… Mais j’étais mal installée, mon matériel n’était pas optimum, ce qui engendrait du stress.

Aujourd’hui, j’ai tout le matériel et l’équipement nécessaire à mon activité, mais ma charge de travail est beaucoup plus importante, je pourrais travailler jour et nuit. J’ai beaucoup de mal à « couper » en travaillant à la maison.

Pour moi, c’est le principal désagrément, avec le fait de manquer d’interactions sociales. D’ailleurs, si je n’avais pas la contrainte de mes chiens, je crois que je travaillerais toute la journée au bureau.

Les avantages sont surtout liés au fait d’être freelance :

• De gérer mes journées absolument comme je souhaite,
• D’adapter mon rythme de travail à ce qui me convient le mieux,
• De prendre une journée ou une après-midi quand j’en ai besoin…

4. Comment organises-tu tes journées ?

Comme tu le sais, je suis du matin. Je commence donc très tôt mes journées, avec une première séance de travail de 4 heures, et ce du lundi au dimanche. C’est là que je travaille sur le fond, et notamment sur la partie rédactionnelle. À ces heures-là, je ne suis pas dérangée, je peux me concentrer. Suit généralement une longue ballade de près de deux heures avec mes chiens, puis je m’occupe de moi.

En semaine, j’ai généralement des RDV en fin de matinée sur le créneau 10 heures-midi. Après la pause-déjeuner, je vais au bureau où je reste généralement 4 heures : j’y gère le quotidien de mon activité, et en premier lieu mes mails (beaucoup !), le forum, et quand j’ai le temps (c’est-à-dire pas souvent) les réseaux sociaux.

5. Quel est ton meilleur outil anti-procrastination (ton outil coup de pied aux fesses 😁) Céline Lieffroy ?

J’ai rarement la tentation de procrastiner, alors je ne sais pas trop quoi répondre à cette question. D’ailleurs, je le regrette parfois, car c’est aussi comme ça que l’on trouve de nouvelles idées. Finalement, je dirais que le meilleur outil, c’est de ne pas avoir le temps.

Et pour celles qui se lancent, si elles ne savent pas à quoi s’occuper, je peux leur donner des idées 😁. J’ai l’impression que c’est plus difficile de s’y mettre pour celles et ceux qui sont dans une situation (relativement) « confortable », qui ont l’impression d’avoir le temps, qui peuvent se permettre d’en perdre.

Pour rappel, quand je me suis lancée, j’étais en situation de surendettement suite au dépôt de bilan de ma librairie, je ne m’étais pas payée durant les deux dernières années.

Je m’étais débrouillée pour m’ouvrir 6 mois de chômage. Le temps m’était compté. Ou j’y arrivais, ou je revenais au salariat, et je ne l’aurais pas supporté. Même aujourd’hui, alors que ma situation est très confortable, je vis toujours cette urgence.

6. As-tu une technique infaillible pour réussir à déléguer aux membres de famille (pour être plus claire, comment les obliges-tu à t’aider 😋 ) et si oui laquelle ?

Non, je n’ai jamais réussi. Je me battais déjà pour faire respecter mon espace et mon temps de travail.

Je ne pouvais pas me battre sur tout. En plus, mon conjoint avait été élevé « à l’ancienne » : papa travaille, maman s’occupe de tout, et les enfants, des garçons, mettent les pieds sous la table 🙄

Cela étant dit, j’adore toujours mon ex-belle-mère (comme quoi !) qui a rectifié le tir pour le petit dernier…

7. Quelle est la tâche que tu détestes le plus dans l’organisation quotidienne de ta vie perso 😱 et comment fais-tu pour t’en sortir 😊?

D’une manière générale, je ne suis pas fan, mais pas du tout, des tâches domestiques, de tout ce qui revient en boucle. J’ai des freins culturels énormes à recruter une personne pour mon ménage, et pourtant je vois bien que c’est ce qu’il me faudrait.

Alors, ce que je déteste le plus… Peut-être l’aspirateur.

Pourquoi ? Parce que pour les autres tâches, je peux écouter des podcasts en même temps, ce qui me donne l’impression de ne pas trop perdre mon temps. Mais avec le bruit de l’aspirateur, ce n’est pas terrible 😬

Résultat, je ne le passe pas souvent. Je préfère le balai, bien qu’il soit moins efficace.

(Petite astuce Panda Productif pour celles qui détestent passer l’aspirateur comme Céline ou le balai comme moi : voici ma technique pour passer la serpillère sans utiliser l’aspirateur ou le balai avant 😎 !)

8. Quel est l’ustensile de cuisine qui te fait plus de kiffer 😍 et pourquoi (et que tu pourrais voler chez ta voisine si tu ne l’avais perdu 😋) ?

Je ne sais pas s’il me fait kiffer, mais je ne saurais m’en passer, c’est mon petit robot-mixeur. Je m’en sers quasi quotidiennement (peut-être moins l’été quand même).

Sans lui, je ne sais plus me faire à manger…

9. Es-tu fan des routines, Céline Lieffroy et si oui, quelles sont les tiennes ?

Oui, tout est routinisé chez moi, même si bien sûr ces routines peuvent évoluer, ou être mises de côté, le temps d’une semaine de congés ou d’un week-end en famille.

Elles ne sont pas des contraintes, mais une aide précieuse pour :

• Ne plus avoir à penser à ce que je dois faire, sans rien oublier et en évitant les listes
• Être plus efficace, car je les optimise tout le temps
• Me permettre de faire les choses, y compris celles que je n’aime pas, sans tergiverser

Alors, je ne peux pas tout dire, parce qu’il y en aurait trop, mais par exemple :

Je fais les courses toujours à la même heure, là où il y a le moins d’attente, je fais toujours le même chemin dans le magasin pour ne rien oublier, je prends toujours les mêmes produits, je connais les caissières les plus sympas et rapides…

(Tu peux lire cet article là si tu veux encore plus d’idées pour gagner du temps en faisant tes courses 😊!)

Je suis membre d’une Amap pour les fruits et légumes de saison, la distribution est le mercredi, entre 18 et 19 heures. C’est sur mon chemin quand je rentre chez moi, en sortant du bureau (élément décisif dans le choix de l’Amap).

Je change les draps tous les 1^er week-ends du mois. Je fais le traitement antipuce des chiens tous les changements de saison. Le grand nettoyage de printemps a lieu pendant un pont de mai, et celui d’automne pendant un pont de novembre (j’ai le choix, mais si ce n’est pas le 01/11, ce sera forcément le 11/11)…

10. Quels sont les trucs et astuces au niveau organisation pro mais aussi perso dont tu ne pourrais plus te passer ?

À part ces routines, mais encore une fois qui peuvent changer pour mieux, je ne vois pas trop 🤔.

11. As-tu une ou des petites phrases qui te boostent quand tu es un peu down ?

Alors, pas de petites phrases, mais un principe : je fais ce que peux, au mieux.

Et quand je suis down, je prends un jour de congé pour ne RIEN faire, si ce n’est aller me balader, bouquiner, rêvasser, écouter de la musique, voir un film…

12. Travailles-tu en musique ou en silence ? Si tu en as une, quelle est la chanson qui relance la machine quand ta motivation baisse ?

Je travaille en silence, mais je mets volontiers de la musique pour les tâches domestiques (alternative aux podcasts). J’aime plutôt la musique instrumentale.

J’écoute beaucoup de baroque, mais aussi du maqâm, notamment Mounir Bachir, ou les tangos d’Astor Piazzolla, par le violoncelliste Yo-Yo Ma. Les cordes m’exaltent !

Il y a des morceaux pour chaque moment, pour chaque émotion.

Lully est parfait pour me mettre en mouvement !

Si tu es intéressée par le secrétariat indépendant, je te conseille d’aller faire un tour sur le forum (tu as le lien en début d’article) et sur Croquefeuille, le blog de Céline Lieffroy qui fourmille d’infos. Le secrétariat indépendant est très vaste : par exemple, Céline était spécialisée dans la retranscription et moi je le suis dans l’accueil téléphonique haut de gamme, deux métiers complètement différents mais qui font pourtant parti du secrétariat indépendant et ce n’est pas les seules branches possibles 😃 !

Et Céline Lieffroy a aussi une formation pour celles qui veulent devenir indépendantes et être suivies : https://www.croquefeuille.fr/?Formation-secretaire-independante

J’espère que cet interview t’aura plu et que tu pourras t’inspirer de ses façons de faire. On sent que Céline Lieffroy est super organisée et j’adore sa routine de courses (peut-être parce qu’elle est très proche de la mienne 😁😂!). Et je suis admirative de son heure de début de journée : 4h du matin 😱 !!

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